Bestellingen via internet foutloos ontvangen is een bericht van Stuifzand Software.
Bestellingen via internet foutloos ontvangen
Stelt u zich voor dat u een aantal klanten heeft die elke paar weken of dagen een bestelling aan u door moet geven. De meesten doen dit via e-mail, een paar via de fax en 1 via de telefoon. U krijgt 10 of 11 bestellingen binnen elke week. Als een bestelling bij u binnenkomt, schrijft u alle informatie op een voorbedrukt formulier waarop u alle informatie kwijt kunt die u nodig voor het versturen van de bestelling.
Uw klanten geven u hun klantnummer door als ze dat hebben en daarna een lijst met verschillende bestelnummers en de aantallen. Met deze lijst kan een medewerker in het magazijn de artikelen verzamelen en inpakken. Terwijl hij op het formulier afstreept wat hij verzamelt heeft.
Elke week krijgt u 5 of 6 telefoontjes van een klant die vraagt waarom hij een bepaald artikel niet of te weinig ontvangen heeft. De klant vertelt dat het al veel vaker gebeurt is en ook u vindt dat het eigenlijk niet mag gebeuren. Dus u vertelt uw klant dat u gaat uitzoeken wat het probleem is en gaat werken aan een oplossing.
De vraag die u zich kunt stellen is: wat is het probleem? Uit het verhaal wordt het duidelijk dat er meerdere plaatsen in het proces zijn waar fouten gemaakt kunnen worden.
Alle drie manieren om een bestellingen te plaatsen, vragen van u dat u de gegevens op uw eigen standaardformulier overneemt.
Bij e-mail is het nodig om de gegevens over te nemen op het formulier, omdat de gegevens in de computer staan, maar niet in het juiste formaat voor de magazijnmedewerker. Hij wil een checklist waarop hij kan afstrepen wat hij gepakt heeft.
Per fax is het soms nodig om de gegevens over te nemen op een nieuw formulier omdat het gefaxte formulier met de hand geschreven is, niet alle velden zijn door de klant ingevult en de medewerker probeert zo goed mogelijk over te nemen wat de klant probeerde te bestellen.
Per telefoon moeten de gegevens overgenomen worden op het standaardformulier en er zullen minder fouten gemaakt worden, omdat de medewerker en de klant samen kunnen overleggen wat de klant wil bestellen. Het gesprek met de klant kost echter veel tijd, omdat de klant niet helemaal zeker is van de bestelnummers van de producten.
Bij het overnemen van gegevens kan er altijd een fout gemaakt worden. Wie de fout maakt is niet echt duidelijk en dat maakt ook niet uit. Wat wel duidelijk is, is dat een paar van uw klanten zich beginnen te ergeren aan het feit ze niet altijd krijgen wat ze bestellen door fouten die gemaakt worden.
Een tweede plaats waar fouten gemaakt kunnen worden is in het magazijn. Als de medewerker in het magazijn het verkeerde aantallen leest dan kan er al iets fout gaan. Bij een handgeschreven formulier is deze kans vrij groot, vooral als er veel artikelen worden verkocht of als er veel bestellingen zijn.
Nu we ongeveer een idee hebben van het probleem, kunnen we gaan kijken naar een oplossing. Een oplossing kan fouten beperken en tijd besparen.
Een manier om dit te doen is het beschikbaar stellen van een standaard formulier op internet. Uw klanten krijgen dan een formulier te zien, waar ze hun klantnummer kunnen invullen en kunnen zoeken in uw productcatalogus. Als ze de artikelnummers weten dan kunnen ze deze direct invullen samen met het aantal. Als alle artikelen aan de bestelling zijn toegevoegd kan de bestelling naar u doorgestuurd worden met een druk op de knop.
Deze bestelling komt nu altijd op dezelfde manier binnen in een gestructureerde formaat. U kunt op basis van deze gegevens een speciaal formulier afdrukken voor de magazijn medewerker, een pakbon afdrukken en verzendlabels afdrukken.
Later zou u zelfs deze informatie kunnen samenvoegen met andere bestellingen en naar uw leveranciers doorsturen, om zelf niet hetzelfde probleem te hebben dat uw klanten bij u hebben.
Zoals u kunt zien is het heel handig om uw informatie op een standaard manier te ontvangen. U kunt daardoor deze informatie hergebruiken voor verschillende taken in uw bedrijf of combineren met andere gegevens. U kunt ook makkelijker een rapportage maken om te zien hoeveel verschillende klanten bestellen, of hoeveel u van een bepaald artikel verkoopt.