Dit is de weblog van Stuifzand Software.

Het backendproces verbeteren met een labelprinter

Een tijdje geleden vroeg een klant van me of ik iets kon verzinnen om het backendproces van zijn webwinkel te verbeteren. Voordat ik begin met het bouwen van een oplossing moet ik erachter komen wat er verbeterd kan worden.

Het onderzoek begint met het kijken hoe in de huidige situatie gewerkt wordt. Een goede oplossing maakt gebruik van de processen in de huidige situatie en past delen aan, zodat er bijna geen wijzigingen zijn voor het personeel.

Een korte kijk in de keuken van de webwinkel van de klant liet zien dat er A4 stickervellen gebruikt worden. Voor elke bestelling wordt het vel een keer door de printer gehaald. En om te zorgen dat erop het juiste label afgedrukt wordt, moet er elke keer aangegeven worden op welke label nu afgedrukt moet worden. Deze oplossing werkt, maar veroorzaakt veel werk voor de persoon die de labels afdrukt.

Dit probleem kan al opgelost worden door een speciale labelprinter te gebruiken. Een labelprinter is een kleine printer die speciaal gemaakt is om losse etiketten en labels af te drukken. Een medewerker gebruikt een bijgeleverd programma waar je de tekst van een label in kunt kopiëren en plakken en dan afdrukken.

Terwijl de klant de nieuwe labelprinter in gebruik neemt, onderzoek ik hoe ik een speciaal stuk software kan ontwerpen voor de rest van het probleem. De medewerker moest nu nog de tekst van de label uit de webwinkelsoftware knippen en plakken en extra retourlabels afdrukken. De software moet dit allemaal uit handen van de medewerker nemen.

De doelen van de software:

• De gegevens opzoeken op basis van het ordernummer bij de juiste webwinkel
• Mogelijkheid tot het aanpassen van de af te drukken tekst
• Tegelijk een extra label afdrukken met het logo en adres van de webwinkel
• Meerdere webwinkels ondersteunen

Met deze doelen ga ik aan de slag en heb er een doeltreffend programma van gemaakt. Ik was begonnen met de moeilijke delen van de software. Het inloggen en verzamelen van de gegevens uit de webwinkel en het besturen van de labelprinter.

Deze onderdelen zijn vrij belangrijk voor de software en het is daarom ook een goed idee deze onderdelen eerst los van de rest van de software te bouwen, zodat makkelijk getest kan worden of het werkt. Als je gelijk alle software aan elkaar koppelt dan kun je nooit goed weten waar een probleem zich voordoet.

Het ophalen van de gegevens bestaat uit een aantal stappen. Aangezien de webwinkel geen speciale manier heeft om de gegevens op te halen wordt er gebruikt gemaakt van 'scraping'. Dit betekent dat de software de tekst uit de juiste pagina van de webwinkel schraapt. Om dit te kunnen doen moet het programma eerst inloggen en de juiste pagina vinden. Deze pagina wordt gedownload en de juiste tekst wordt opgezocht met behulp van XPath.

Daarna moet deze tekst doorgestuurd worden naar de labelprinter. Deze printer heeft wel een eigen manier om aangesproken te worden. Daardoor is het makkelijk om een label te laten af drukken. Het is mogelijk om in het bijgeleverde programma een labelbestand te maken met gaten die later door de speciale software worden opgevuld met het ordernummer en de adresgegevens.

Nu de technische onderdelen klaar zijn is het belangrijk om de interface van het programma goed te laten werken in het proces van de webwinkelier. Het moet makkelijk zijn om een bestelling te zoeken en een label af te drukken.

Door de software echt te gebruiken kom je snel kleine probleempjes tegen die meestal makkelijk op te lossen zijn. Door de webwinkelier gebruikt te laten maken kom je snel missende functionaliteit en problemen tegen, zodat er nog iets meer winst kan worden gehaald uit het gebruiken van de software.

De software wordt nu al weer een paar maanden zonder problemen gebruikt en er zijn al meerdere duizenden labels mee afgedrukt.

Wat is een gastenboek?

Een gastenboek is een website waar bezoekers berichten kunnen achterlaten. De meeste gastenboeken bestaan uit twee delen. Het eerste deel stelt de bezoekers in staat om een bericht te schrijven en achter te laten. Het tweede deel laat alle vorige berichten die bezoekers hebben achter gelaten zien.

Een gastenboek kan een mooie toevoeging zijn voor een webshop of website. Toch zijn de meningen over het gebruik van gastenboeken op commerciële websites verdeeld.

Een nadeel van gastenboeken is dat ze vroeger veel gebruikt werden en dat er tegenwoordig betere manieren om interactie mogelijk te maken met je bezoekers.

Een ander nadeel van een gasteboek is mensen ze knullig vinden, omdat ze vol staan met berichtjes van vrienden en familie. Deze berichtjes zijn misschien leuk voor de eigenaar van de website, maar voor de andere bezoekers is het een teken dat de website net begonnen en niet professioneel is. Dus als je een gastenboek neemt, let op dat je ook berichten krijgt van andere mensen dan je vrienden en familie, echte klanten bijvoorbeeld.

Sommige bezoekers laten een vraag achter in het gastenboek, maar het probleem is dat je deze vraag alleen via het gastenboek kunt beantwoorden. De persoon die de vraag gesteld heeft, moet het gastenboek in de gaten houden om het antwoord te zien. U kunt daarom beter om een link maken bovenaan het gastenboek naar een contactpagina of een e-mailadres.

Een voordeel van een gastenboek is dat bezoekers een positief en publiek bericht kunnen achterlaten dat andere bezoekers kunnen lezen.

Een gastenboek is niet ingewikkeld en kan makkelijk door een software ontwikkelaar gebouwd en geïntegreerd worden in een bestaande website. Een gastenboek kan een mooie toevoeging zijn voor een website en daarmee bezoekers omzetten naar betaalde klanten.

In hoeveel klikken moeten mensen hun informatie hebben?

Soms wordt er gevraagt hoe vaak een bezoeker klikt totdat deze opgeeft en de website verlaat. Het is antwoord is niet duidelijk en er is geen vaste regel.

Het idee achter de vraag is dat mensen na drie klikken gefrusteerd raken en de website verlaten, omdat ze de benodigde informatie niet kunnen vinden. Als je in je hoofd na gaat hoe dit werkt, dan lijkt het vanzelfsprekend. Als je te veel moet klikken om te vinden wat je zoekt, dan begin je steeds meer te twijfelen of de informatie op de website staat.

Aan de andere kant als je weet dat de informatie er is, dan ga je een paar keer proberen om het te vinden en als je in de goede richting gaat, dan ga je gewoon verder.

Het is niet makkelijk en nuttig om een vaste regel te hebben voor dit probleem. Je kunt beter uitzoeken wat de doelen van je website en je bezoekers zijn om het ontwerp daar op aan te passen.

Tellen hoeveel mensen op je website komen

Als je wilt bepalen hoe goed je website wordt bezocht, dan moet je eerst tellen hoeveel bezoekers erop komen. Het kan lastig zijn om je bezoekers te tellen, omdat je niet naast je website kunt gaan zitten en turven hoeveel mensen er langskomen.

Gelukkig is het tellen van de bezoekersaantallen op websites een probleem dat grotendeels is opgelost. Er zijn twee manieren om je bezoek te tellen: serverlogs en website analytics.

Met serverlogs schrijft de webserver een regel tekst naar een bestand voor elke pagina die opgevraagd wordt. Deze regel bevat informatie over de browser, de herkomstpagina van de bezoeker en de pagina die de bezoeker opvraagt. Door de informatie in dit bestand samen te vatten kun je veel te weten komen over je bezoekers. In een hostingaccount wordt deze informatie vaak web statistieken genoemd.

De tweede manier waarop je kunt tellen hoeveel bezoekers langskomen is met website analytics. Hiervoor moet je een klein stukje javascript code opnemen in je pagina's. Deze code stuurt een berichtje naar een server als een bezoeker op je pagina komt. Deze berichtjes bevatten meer informatie dan bij de serverlogs en kunnen daarom een duidelijker beeld geven van je bezoek. Een voorbeeld van deze manier is Google Analytics.

Beide manieren hebben voordelen. Serverlogs worden meestal automatisch gemaakt door hosting providers, terwijl website analytics meer informatie bevat, maar iets meer werk is.

Waar wordt nu op gezocht in Google

Een jaar geleden beschreef ik hoe je kunt zien hoeveel mensen zoeken naar een specifiek keyword. Dit geeft je een idee welke van je keywords meer gezocht wordt dan andere.

Dit is handig als je al weet wat je belangrijkste keywords zijn. Als je nog niet weet wat je keywords zijn, dan zou je kunnen kijken bij Google Trends. Trends geeft een overzicht van de woorden waarop gezocht is in Google.

Wat is saai?

Om erachter te komen wat een software ontwikkelaar voor u kan betekenen, moet u zich afvragen wat u vaak doet, maar wat eigenlijk heel saai is.

Voor mensen betekent saai dat ze iets meer dan een keer moeten doen. Een computer heeft geen moeite met het uitvoeren van saaie taken.

Het voordeel van het automatiseren van saaie taken door een computer is dat een computer het vaak sneller doet dan een mens en daarnaast ook nog zonder fouten.

Dus de vraag is: Wat vindt u saai om te doen?

Bestellingen via internet foutloos ontvangen

Stelt u zich voor dat u een aantal klanten heeft die elke paar weken of dagen een bestelling aan u door moet geven. De meesten doen dit via e-mail, een paar via de fax en 1 via de telefoon. U krijgt 10 of 11 bestellingen binnen elke week. Als een bestelling bij u binnenkomt, schrijft u alle informatie op een voorbedrukt formulier waarop u alle informatie kwijt kunt die u nodig voor het versturen van de bestelling.

Uw klanten geven u hun klantnummer door als ze dat hebben en daarna een lijst met verschillende bestelnummers en de aantallen. Met deze lijst kan een medewerker in het magazijn de artikelen verzamelen en inpakken. Terwijl hij op het formulier afstreept wat hij verzamelt heeft.

Elke week krijgt u 5 of 6 telefoontjes van een klant die vraagt waarom hij een bepaald artikel niet of te weinig ontvangen heeft. De klant vertelt dat het al veel vaker gebeurt is en ook u vindt dat het eigenlijk niet mag gebeuren. Dus u vertelt uw klant dat u gaat uitzoeken wat het probleem is en gaat werken aan een oplossing.

De vraag die u zich kunt stellen is: wat is het probleem? Uit het verhaal wordt het duidelijk dat er meerdere plaatsen in het proces zijn waar fouten gemaakt kunnen worden.

Alle drie manieren om een bestellingen te plaatsen, vragen van u dat u de gegevens op uw eigen standaardformulier overneemt.

1. Bij e-mail is het nodig om de gegevens over te nemen op het formulier, omdat de gegevens in de computer staan, maar niet in het juiste formaat voor de magazijnmedewerker. Hij wil een checklist waarop hij kan afstrepen wat hij gepakt heeft.

2. Per fax is het soms nodig om de gegevens over te nemen op een nieuw formulier omdat het gefaxte formulier met de hand geschreven is, niet alle velden zijn door de klant ingevult en de medewerker probeert zo goed mogelijk over te nemen wat de klant probeerde te bestellen.

3. Per telefoon moeten de gegevens overgenomen worden op het standaardformulier en er zullen minder fouten gemaakt worden, omdat de medewerker en de klant samen kunnen overleggen wat de klant wil bestellen. Het gesprek met de klant kost echter veel tijd, omdat de klant niet helemaal zeker is van de bestelnummers van de producten.

Bij het overnemen van gegevens kan er altijd een fout gemaakt worden. Wie de fout maakt is niet echt duidelijk en dat maakt ook niet uit. Wat wel duidelijk is, is dat een paar van uw klanten zich beginnen te ergeren aan het feit ze niet altijd krijgen wat ze bestellen door fouten die gemaakt worden.

Een tweede plaats waar fouten gemaakt kunnen worden is in het magazijn. Als de medewerker in het magazijn het verkeerde aantallen leest dan kan er al iets fout gaan. Bij een handgeschreven formulier is deze kans vrij groot, vooral als er veel artikelen worden verkocht of als er veel bestellingen zijn.

Nu we ongeveer een idee hebben van het probleem, kunnen we gaan kijken naar een oplossing. Een oplossing kan fouten beperken en tijd besparen.

Een manier om dit te doen is het beschikbaar stellen van een standaard formulier op internet. Uw klanten krijgen dan een formulier te zien, waar ze hun klantnummer kunnen invullen en kunnen zoeken in uw productcatalogus. Als ze de artikelnummers weten dan kunnen ze deze direct invullen samen met het aantal. Als alle artikelen aan de bestelling zijn toegevoegd kan de bestelling naar u doorgestuurd worden met een druk op de knop.

Deze bestelling komt nu altijd op dezelfde manier binnen in een gestructureerde formaat. U kunt op basis van deze gegevens een speciaal formulier afdrukken voor de magazijn medewerker, een pakbon afdrukken en verzendlabels afdrukken.

Later zou u zelfs deze informatie kunnen samenvoegen met andere bestellingen en naar uw leveranciers doorsturen, om zelf niet hetzelfde probleem te hebben dat uw klanten bij u hebben.

Zoals u kunt zien is het heel handig om uw informatie op een standaard manier te ontvangen. U kunt daardoor deze informatie hergebruiken voor verschillende taken in uw bedrijf of combineren met andere gegevens. U kunt ook makkelijker een rapportage maken om te zien hoeveel verschillende klanten bestellen, of hoeveel u van een bepaald artikel verkoopt.

Hoe evalueer je het success van je website?

René Stuifzand schrijft in In 3 stappen het success van je website evalueren:

Hoe bepaal jij of je website succes heeft? Met het aantal minuten dat bezoekers op je site blijven of het aantal pagina’s dat zij bekijken? Nee, dit heeft totaal geen waarde voor je website en winkel. Wat betekent een minuut aan extra tijd op je site en wat zegt het dat je bezoekers meer pagina’s op je website bekijken. Vinden ze je website leuk en lezen ze alles of hebben ze 30 pagina’s doorgeploeterd voordat ze eindelijk vonden wat ze zochten. Het is niet eenvoudig om het succes van je website te bepalen.

Hoe succesvol je website is is niet makkelijk vast te stellen. Wat is succes? Je kunt het dicht bij komen door te tellen hoe je website gebruikt wordt. "Hoeveel mensen klikken op de Tweet knop" of "Hoeveel bezoekers lezen de weblog artikelen?" en "Hoeveel producten verkoop ik aan een bezoeker die een artikel heeft gelezen?" Het zijn allemaal interessante vragen waar je met behulp van Web Analytics antwoord op kunt krijgen.

Je kunt kijken waar je bezoekers allemaal naar kijken en welke functionaliteit ze gebruiken. Het is beter om functionaliteit die niemand gebruikt weg te halen. Je kunt er ook voor kiezen om een functie beter zichtbaar te maken of makkelijker te gebruiken.

Met web analytics kun je kijken hoe je website gebruikt wordt en of het doet wat je denkt en wil.

Abacus is Vrije Software

Sinds donderdag is Abacus vrije software.

Abacus is een rekenmachine die berekeningen maakt terwijl je aan het typen bent. Je kunt direct het antwoord zien van hetgene wat je uit wil rekenen.

Neem een kijkje en probeer het uit.

Fouten in de keuken

Mistakes never leave the kitchen:

Zolang het pakket niet bij het postkantoor ligt, is er nog geen probleem. Zodra het pakket de deur uit gaat, is er een probleem. Een fout kan makkelijk opgelost worden als een pakket nog niet verstuurd is.

Een goed principe voor webwinkeliers, programmeurs of koks. Fouten die niet bij een klant terecht komen, leveren geen problemen op.